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MADLaT President's Report: Carolle Roy
Annual General Meeting, May 04 2012
The 2012 annual MADLaT conference was marked by a number of changes at various levels. Indeed, circumstances evolve, conditions shift, and organizing a major event like this conference requires adapting to these new situations and constraints.
In the summer of 2011, an ad hoc committee made up of Debbie Jenning, Claudius Soodeen, Iwona Gniadek and myself met to review how the conference is organized and try to find ways to simplify the process. Several items were discussed, such as the number of workshops and sessions, the conference schedule and the holding of an opening banquet, but the main concern centred around the human resources needed throughout the year to organize the conference. Each year, a number of volunteers offer to support the event, but owing to increasing workloads, most are unable to follow through on their commitment to MADLaT due to lack of time. Thus, it was important that this situation be addressed. The solution adopted by the committee was to hire a conference manager.
Other changes were made to the organization of the conference. Here are the main ones:
- The opening banquet on Wednesday evening was dropped, as it has been poorly attended in the past;
- Changes were made to the registration fees. To encourage participants to register early, the early-bird fees did not go up, while the group rates did;
- A program was published. This tool was supposed to enable us to sell advertising space but that goal was not achieved. However, not having to include papers in the bags saved us a considerable amount of preparation time;
- A panel was held as the last event of the conference.
Those were the most visible changes and they were accompanied by a number of planning-related innovations. The conference manager’s final report will indicate whether the changes were beneficial or not.
Most of the duties of a MADLaT president relate to organizing the conference. However, this year, the association was contacted by the Adult Secondary Education Council (ASEC) to explore the possibility of a potential collaboration. I briefly attended one of their board meetings where Glen Brouwer, the president, came to speak to us for a few minutes about the project. At the time this report was written, no further action had been taken on the proposal, which is still under consideration.
In closing, for the eleventh year in a row, the interest shown by participants in the MADLaT conference illustrates the significant role that this event plays for stakeholders in the field. As technology evolves and new practices continue to develop, this type of event grows in importance and scope. However, it will be crucial to reassess the capacity of members to organize next year’s conference, and further steps will no doubt need to be taken to better address the issue.
Thank you for your attention,
Carolle Roy, President
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MADLaT Conference 2012
Rapport de la président
Le 4 mai 2012
Le congrès annuel 2012 de l’AMFAD a été marqué par plusieurs changements à différents niveaux. En effet, les contextes changent, les conditions de réalisation changent et l’organisation d’un évènement important comme ce congrès doit s’adapter à ces nouvelles réalités et contraintes.
Au cours de l’été 2011, un comité ad hoc formé de Debbie Jenning, Claudius Soodeen, Iwona Gniadek et moi-même s’est réuni pour étudier le processus d’organisation du congrès et tenter de trouver des avenues différentes pour alléger cette mise en place. Plusieurs éléments ont alors été discutés comme le nombre d’ateliers et de sessions, l’horaire ou la tenue du banquet d’ouverture. Mais la principale préoccupation concerne les ressources humaines nécessaires tout au long de l’année pour l’organisation du congrès. Chaque année, plusieurs bénévoles s’offrent pour appuyer l’événement, mais la charge de chacun augmente et la majorité de ces personnes ne peuvent remplir leur engagement envers l’AMFAD, faute de temps. Il était donc indispensable de tenir compte de cette réalité. Pour remédier à cette situation, le comité a opté pour l’embauche d’un gérant de congrès.
D’autres modifications ont été apportées au processus d’organisation. Parmi celles-ci, nous retrouvons principalement :
- L’abandon du banquet d’ouverture du mercredi soir qui n’attirait que très peu de personnes.
- La modification des frais d’inscription. En effet, pour inciter les participants à s’inscrire tôt, les frais des inscriptions hâtives n’ont pas été augmentés contrairement aux frais de groupe.
- La publication d’un programme. Cet outil devait nous permettre de vendre des espaces publicitaires, mais ce but n’a pas été atteint. Toutefois, le programme a permis d’épargner beaucoup de temps pour la préparation des sacs aux participants.
- La tenue d’un panel comme dernier événement du congrès.
Ces changements sont les plus visibles et ont été accompagnés de plusieurs innovations dans le fonctionnement interne de la planification. Le bilan à venir nous indiquera si ces modifications furent bénéfiques ou non.
La majorité des tâches reliées à présidence de l’AMFAD se rapporte à l’organisation du congrès. Toutefois, cette année, l’association a été contactée par l’Adult Secondary Education Council (ASEC) pour étudier la possibilité d’une éventuelle collaboration. J’ai assisté brièvement à une réunion de son conseil et Glen Brouwer, le président, s’est joint à nous quelques minutes pour présenter ce projet. Au moment de rédiger ce rapport, aucune suite n’avait été donnée à cette proposition qui est toujours à l’étude.
Enfin, pour une onzième année consécutive, l’intérêt manifesté par les participants au congrès de l’AMFAD illustre la place importante que cet événement occupe pour les acteurs du domaine. Avec l’évolution des outils technologiques et le développement constant de nouvelles pratiques, ce genre d’événement prend de plus en plus d’importance et d’ampleur. Toutefois, il sera essentiel de mesurer une autre fois la capacité des membres de reconduire ce grand rassemblement et d’adopter d’autres mesures pour mieux y faire face.
Je vous remercie de votre attention.
Carolle Roy
Présidente
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